Las 10 mejores formas de evitar litigios
por: Arend J. Abel, Abogado
Llevo más de 25 años ocupándome de litigios empresariales, y los casos más frustrantes que he llevado son los que nunca deberían haber existido. Los litigios son costosos y perturban el funcionamiento de una empresa. A veces es necesario litigar, y cuando se litiga luchamos agresivamente por nuestros clientes. Sin embargo, a veces el mejor resultado es evitar la necesidad de litigar en primer lugar. He aquí mis observaciones sobre las medidas que podrían tomar las empresas para evitar los trastornos, costes y riesgos que representan los litigios.
1. Comprenda qué partes interesadas son fuentes potenciales de litigios para su empresa. Los litigios rara vez proceden de extraños. Lo más probable es que el litigante contrario sea alguien que usted conoce. Los empleados descontentos son una fuente importante de litigios. También lo son los proveedores, los clientes, los socios comerciales y los competidores.
2. Seleccione cuidadosamente a las personas con las que negocia. Evalúe la reputación que tiene la otra parte en su sector, las acciones anteriores de la otra parte en el sector y el enfoque de la otra parte durante sus negociaciones. Puede que quiera pensárselo dos veces antes de hacer negocios con una parte cuyas relaciones comerciales terminan frecuentemente en litigio, o incluso si sus relaciones terminan en rencor no contencioso. Los cambios o sustituciones frecuentes en las relaciones comerciales de la otra parte también pueden ser una señal de alarma, si no son típicos del sector. También puede desconfiar de una parte que parece sentir la necesidad de presionar para obtener cualquier ventaja y “ganar” una negociación, en lugar de buscar un acuerdo de colaboración que funcione para ambas partes.
3. Contrate con cuidado y con poca frecuencia. Esto es realmente una aplicación especializada del punto 2 anterior. Además de asegurarse de que el posible empleado posee las aptitudes y cualificaciones necesarias para desempeñar el puesto de trabajo que usted está cubriendo, evalúe también la compatibilidad del posible empleado con su lugar de trabajo, su actitud general y su historial laboral. Un historial de cambios de trabajo puede ser una señal de alarma. Además, un posible empleado que dedique mucho tiempo a criticar a su antiguo empleador puede pensar lo mismo de usted dentro de seis meses o un año.
Si ha contratado con cuidado, debería poder mantener baja la rotación. Con frecuencia, los despidos de empleados dan lugar a litigios, y cuantos más despidos de este tipo se produzcan, mayor será la probabilidad de que uno de ellos desemboque en litigio.
4. Comprender los problemas empresariales de la otra parte. Si cada parte entiende de dónde “viene” la otra, la relación puede estructurarse de forma que satisfaga los intereses de ambas partes y sea menos probable que dé lugar a disputas en el futuro. Del mismo modo, si empieza a surgir algún tipo de disputa, las partes pueden encontrar más fácilmente una solución que funcione para ambas si tienen un profundo conocimiento de los intereses de la otra.
5. Cultive relaciones a largo plazo. Es mucho más fácil que alguien apriete el gatillo de un litigio contra una empresa impersonal que contra una persona a la que ha llegado a conocer y querer. Pase tiempo con las personas con las que hace negocios para tratar otros asuntos, visite sus establecimientos si es posible y conózcalas de verdad. A la inversa, ábrete sobre ti mismo, para que puedan conocerte. Extiende la mano, no esperes a que otros lo hagan.
6. Tener acuerdos claros por escrito. Muchos pleitos se deben a que los contratos entre las partes no son claros. Puede ocurrir que dos empresas puedan operar con contratos poco claros durante años sin incidentes. Sin embargo, las lagunas y ambigüedades en los contratos de las partes vuelven a aparecer cuando las condiciones comerciales se vuelven más difíciles. Por ejemplo, la estructura de costes de una u otra parte puede cambiar, haciendo que el contrato deje de ser rentable para esa parte. Una de las partes puede encontrarse en una situación difícil que le impida cumplir con sus obligaciones contractuales, o que le resulte ventajoso intentar trasladar los costes del contrato a la otra parte. La empresa de una de las partes puede ser adquirida por otra que no tenga los antecedentes o la relación con usted, que no entienda el acuerdo comercial y que busque ahorrar costes.
Incluso en ausencia de tales circunstancias, las opiniones divergentes sobre el significado de un contrato pueden dar lugar a malentendidos que acaben con los acuerdos y generen litigios.
Aunque pueda parecer más “de confianza” hacer negocios “con un apretón de manos”, los términos del apretón de manos deben constar por escrito, para evitar malentendidos posteriores. Del mismo modo, en los contratos de suministro, las partes deben hacer algo más que intercambiar formularios de órdenes de compra. Invariablemente, los formularios de las partes tendrán disposiciones contradictorias, lo que invita al litigio sobre qué formulario prevalece.
Un contrato claro y bien pensado anticipa este tipo de dificultades y hace más difícil que una u otra parte pueda socavar el acuerdo.
7. Sé justo, flexible y firme. Puede que hayas oído decir que “sólo porque sea legal, no significa que sea correcto”. Del mismo modo, el hecho de tener un derecho contractual sobre algo no significa que haya que insistir en ello. Si la otra parte experimenta cambios que dificultan el acuerdo comercial para ella, al menos considere si el acuerdo podría modificarse y seguir satisfaciendo sus intereses comerciales. Recuerda que quieres una relación duradera. Aun así, tienes que ser firme en lo que necesitas del acuerdo y no ceder en cosas que puedan causar problemas en tu negocio. Puede que las circunstancias hayan cambiado tanto que el acuerdo ya no pueda funcionar para ambas partes. Si ese es el caso, busca una forma de poner fin a la relación que perjudique lo menos posible a ambas partes.
8. No dejes que las cosas se enquisten. A la primera señal de problemas, enfréntate a ellos directamente. Por ejemplo, si tiene problemas de calidad, ya sea con un proveedor o con un empleado, hable con ellos para intentar llegar a la raíz del problema y, si es posible, colabore con ellos para resolverlo. Si la dificultad es con un cliente, no deje que las cuentas por cobrar se acumulen. Cuanto más le deba un cliente, más probabilidades tendrá de encontrar defectos en sus productos o servicios. Una vez más, si los problemas no pueden resolverse a satisfacción de todos, ya sean de rendimiento o de pago, puede ser necesario romper la relación.
9. Documente, documente, documente. Aunque trabajes con la otra parte para resolver problemas, ya sea un empleado, un proveedor o un cliente, debes documentarlos. Documentar los problemas al mismo tiempo evita la acusación posterior de que los problemas se inventaron simplemente como justificaciones a posteriori. De forma menos obvia, también debe conservar cualquier expresión de satisfacción con su empresa que reciba de la otra parte, lo que dificultará que la otra parte cree sus propias justificaciones a posteriori.
10. Involucre al abogado pronto. La primera llamada a su abogado no debe producirse cuando la otra parte le haya demandado, ni siquiera cuando usted crea que la otra parte está a punto de demandarle o de emprender alguna acción que le obligue a demandar a la otra parte. Por el contrario, esa llamada debe producirse cuando vea por primera vez que surge un problema en el acuerdo comercial. El abogado no sólo podrá ayudarle a evitar decir o hacer algo que podría volverse en su contra si finalmente se produce el litigio, sino que el abogado podría ver una posible solución al problema que usted ha pasado por alto y que puede evitar el litigio.
Estas son algunas pautas a seguir que pueden ayudarle a evitar costosos litigios. Siempre es una buena idea ser proactivo en la protección de su negocio de los litigios, sin embargo, si usted se encuentra en una situación en la que está siendo demandado – no todo está perdido.
