Maximizar la posibilidad de que el uso de una entidad para su empresa limite realmente la responsabilidad
Por: Arend J. Abel, Abogado
Muchas veces, los empresarios crean una o varias sociedades, u otras entidades como las SRL, para dirigir sus negocios. Normalmente, las entidades se crean para limitar la responsabilidad del propietario por las deudas de la empresa, o para proteger a una empresa de las responsabilidades de otra. Sin embargo, a menudo el propietario no va más allá de la constitución de la entidad para dar los pasos adicionales necesarios para maximizar la posibilidad de que el hecho de tener una o más entidades cumpla esos objetivos. En ausencia de esos pasos, los tribunales a veces ignoran la existencia de las entidades “levantando el velo corporativo” y responsabilizan a los propietarios de las deudas de la empresa, o responsabilizan a una entidad de las deudas de otra. He aquí algunas medidas que pueden ayudar a evitar ese resultado.
Mantener las finanzas separadas y documentar las transferencias
El paso más importante para garantizar que la entidad se reconozca como independiente de su propietario es mantener los asuntos financieros del propietario y de la entidad estrictamente separados. Entre otras cosas, esto requiere un buen conjunto de libros para la entidad, y una cuenta bancaria separada. Las entidades múltiples deben tener cada una su propio juego de libros. Cualquier transferencia entre el propietario y la entidad debe documentarse escrupulosamente como préstamos, aportaciones de capital, distribuciones o salario, dependiendo de la naturaleza de la transferencia. Las transferencias entre las entidades deben evitarse, si es posible, a menos que una entidad sea filial de otra. Si una entidad es filial de la otra, las transferencias de la filial deben documentarse como distribuciones o dividendos. Deben evitarse las transferencias de la matriz a la filial, pero si es necesario deben documentarse como préstamos o aportaciones de capital. Otras transferencias entre entidades deben documentarse normalmente como préstamos y, de nuevo, deben evitarse normalmente.
Capitalizar adecuadamente la entidad en el momento de su constitución
Un factor que los tribunales tienen en cuenta para decidir si se levanta el velo corporativo es si la entidad estaba adecuadamente capitalizada cuando se constituyó. Muchos propietarios de empresas no aportan un capital circulante sustancial a una entidad al principio, sino que se limitan a entrar y salir dinero de la entidad cuando lo necesitan. Pero la falta de capitalización y la entrada y salida de fondos crea el riesgo de que un tribunal no tenga en cuenta la entidad. Dado que una empresa inevitablemente tendrá gastos y necesitará capital circulante, el propietario debe aportar una cantidad suficiente para sufragar los gastos de la empresa durante varios meses, como mínimo. Un año de gastos es aún mejor. El dinero debe ingresarse en la entidad en el momento de su constitución, a cambio de acciones que la entidad emite a favor del propietario.
Crear y emitir certificados de acciones
Otro paso que deben dar los propietarios es la emisión efectiva de certificados de acciones, a cambio de las aportaciones de capital realizadas al constituir la entidad. Es sorprendente cuántos empresarios no dan este paso básico. La ausencia de certificados de acciones sugiere que el propietario está haciendo negocios a título personal, en lugar de a través de la entidad. Esto crea un riesgo innecesario de responsabilidad personal.
Números de teléfono, direcciones y membretes distintos
El propietario y la empresa deben tener números de teléfono separados, aunque el número de la empresa se desvíe a la línea del propietario. También deben tener direcciones separadas. Si la empresa se dirige desde el domicilio del propietario, incluso un apartado de correos como domicilio social ayuda a reforzar el hecho de que la empresa está separada del propietario. Las entidades múltiples también deben tener números de teléfono y direcciones separados. La entidad debe tener membrete para la correspondencia, y si hay varias entidades, cada una debe tener su propio membrete.
Utilizar nombres distintos para varias entidades
Otro factor que a veces tienen en cuenta los tribunales a la hora de levantar el velo entre varias entidades es si comparten nombres similares. Evitar nombres similares es otra forma de reforzar la separación corporativa entre entidades.
Estructura de gestión y reuniones periódicas
Si la entidad es una sociedad anónima, debe tener un Consejo de Administración. Si sólo hay un accionista, los asesores de confianza pueden actuar como miembros. El Consejo debe reunirse al menos una vez al año. Si hay varios accionistas, también deben reunirse al menos una vez al año. Incluso un solo accionista puede celebrar una “asamblea” en la que se tomen medidas corporativas. No se requiere un Consejo de Administración para una LLC, pero si hay varios miembros, deben celebrar reuniones periódicas. La entidad debe publicar convocatorias antes de las reuniones, y un secretario corporativo debe documentar todas las reuniones con actas. Las actas, notificaciones y resoluciones corporativas deben conservarse en un libro de actas.
Para maximizar las posibilidades de que las entidades constituidas para las empresas protejan eficazmente al propietario de la responsabilidad personal, y protejan los activos de una entidad de las deudas de otra, los propietarios de empresas deben consultar a un abogado con experiencia que les guíe a lo largo del proceso.
